Excel Pivot Tabelle erstellen

Jun 29, 2022

Eine Pivot Tabelle erstellen ist oft eines der letzten Auswege, die man in einer Excel Tabelle wählt. Eigentlich nicht überraschend, da die Funktion im ersten Moment durch ihren Umfang einschüchtern wirkt. Ebenfalls hilft es nicht, dass um eine Pivot-Tabelle zu erstellen einige Kriterien erfüllt werden müssen. Andernfalls gibt Excel lediglich eine Fehlermeldung zurück, und der Versuch endet dann an selber Stelle aufgrund von fehlendem Wissen.

Dies Szenario möchten wir verhindern. Daher findest du auf dieser Seite eine vollständige Anleitung, wie du eine Excel Pivot Tabelle erstellen kannst, wie du sie aktualisiert, den Bereich erweitern kannst und noch viele weitere nützliche Details, um vollständige Pivot Tabellen Grundlagen zu erhalten.

Pivot Tabelle erstellen

Was ist eine Pivot Tabelle?

Bevor die erste Tabelle erstellt wird, sollte geklärt werden, was eine Pivot-Tabelle von ihren Ausgangsdaten unterscheidet. Der Grund eine Pivot Tabelle zu erstellen, ist es, Daten außerhalb ihrer ursprünglichen Anordnung in eine klare, in sich geschlossene, Struktur zu bringen. Neben wir als Beispiel den Fuhrpark eines Gebrauchtwarenhändlers und seiner Datenbank. Jeden Moment könnte eine Kundin in sein Büro kommen, und ihm folgende Fragen zu einem potenziellen Kauf stellen:

  • Welche Fahrzeuge unter 10.000 Euro hast du aktuell auf Lager?
  • Welche schwarzen Fahrzeuge kannst du mir anbieten?
  • Wie viel Kilometer haben deine PKWs mit dem Baujahr 2021?
  • Wie teuer sind deine Fahrzeuge im Durchschnitt?
  • Welchen durchschnittlichen Kilometerstand haben deine Marke A?

Als guter Verkäufer musst du natürlich auf jede dieser Fragen eine Antwort besitzen. Allerdings ist es nicht professionell und auch nicht notwendig, für jede dieser Fragen den kompletten Fuhrpark zu durchsuchen und alle schwarzen Fahrzeuge zu zählen. Leider wäre so eine Frage auch nicht mit dem Filter einer Tabelle möglich, da die reine Ausgabe aller schwarzen Fahrzeuge keinen Rückschluss auf die Anzahl derer gibt. In solch einer Situation verschafft eine Pivot Tabelle Abhilfe, indem sie strukturiere Daten kategorisiert und für weitere Auswertungen aufbereiten kann.

Pivot Tabelle Werte zusammenfassen

Pivot Tabelle erstellen

Um nun eine Pivot Tabelle für Anfänger erstellen zu können, müssen davor einige, wenige Dinge beachtet werden. Die Grundlage jeder Pivot-Tabelle sind strukturierte Daten, welche nach einem gleichbleibenden Prinzip aufgebaut werden müssen, um von Excel erkannt und verarbeitet werden zu können. Dabei müssen drei grundlegende Regeln beachtet werden.

  • Die Tabelle muss Spaltenüberschriften besitzen
  • Die Tabelle darf keine Summenzeilen besitzen bzw. keine Summen in sich bilden.
  • Die Tabelle darf keine leeren Spalten aufweisen. Es müssen jedoch nicht alle Zellen Werte beinhalten.

Nachdem diese drei Regeln befolgt wurden, kann die Tabelle inklusive Überschriften markiert werden, und über den PivotTable Button eine Pivot-Tabelle erstellt werden. Im Optimalfall handelt es sich dabei bereits um eine intelligente Tabelle.

Pivot Tabelle für Anfaenger

Nachdem dieser Schritt durchgeführt wurde, hast du erfolgreich eine Pivot Tabelle erstellt. Danach kannst du alle Funktion innerhalb deiner Tabelle nutzen, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern. Wenn sehen möchtest, welche Funktionen nun alles innerhalb dieser Tabelle möglich sind, kannst du das gesamte Video zu Pivot Tabellen Grundlagen hier ansehen:

Die Pivot Tabelle löschen oder entfernen

Falls du deine Pivot Tabelle löschen möchtest, da sie nicht mehr benötigst, ist dies ebenfalls kein Problem. Die Tabelle ist mit keinen weiteren Daten deiner Excel-Datei verbunden, wodurch ein eigenständiges Tabellenblatt entsteht. Um eine Pivot Tabelle zu entfernen, kannst du entweder das gesamte Tabellenblatt mit einem Rechtsklick löschen. Eine weitere Möglichkeit ist es, alle Zellen, in welchen sich Daten der Pivot Tabelle befinden, zu markieren und mit der ENTF-Taste zu entfernen.

Pivot Tabelle löschen

Pivot Chart erstellen

Ein Pivot Chart zu erstellen ist in Grunde dasselbe wie das Erstellen eins normalen Excel Diagramms. Hierbei solltest du lediglich darauf achten, dass die Anordnung der Daten die Darstellung eines aussagekräftigen Diagramms unterstützt. Da ein Pivot Chart direkt die Inhalte der Pivot Tabelle wiedergibt, müssen diese auch für eine Darstellung sinnvoll sein. Falls dabei Probleme entstehen, kannst du in deiner Pivot-Tabelle den Bereich erweitern, um ein Chart zu erstellen. Falls du mehr über Diagramme lernen möchtest, empfehlen wir dir dieses Video.

Pivot Tabelle aktualisieren

Da es sich bei einer Pivot Tabelle um eine einseitige Verbindung handelt, kann Excel nicht automatisch erkennen, wann es die Pivot Tabelle aktualisieren muss. Daher ist es notwendig, die Tabelle manuell zu aktualisieren. Das funktioniert ganz einfach, indem du auf irgendeine Zelle innerhalb der Pivot Tabelle mit der rechten Maustaste drückst, und Aktualisieren auswählst. Danach passt sich die Tabelle an, falls die ursprüngliche Tabelle geänderte Daten aufweist. Falls du deine Pivot Tabelle nicht manuell aktualisieren möchtest, gibt es ebenfalls Abhilfe.

Pivot Tabelle aktualisieren

Eine Pivot Tabelle automatisch aktualisieren

Falls du dir ein paar manuelle Klicks ersparen möchtest, kannst du deine Pivot Tabelle automatisch aktualisieren, indem du in den Einstellungen deiner Pivot-Tabelle eine kleine Änderung vornimmst. Im selben Rechtsklick klicke statt auf Aktualisieren auf Pivot-Tabellen-Optionen. Im Untermenü Daten findest du die Einstellung „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“. Nach bestätigter OK-Taste aktualisiert die Pivot-Tabelle automatisch, selbsterklärend, jedes Mal beim Öffnen der Datei. Ebenfalls aktualisiert sie allerdings beim Speichern des Dokuments. Um also über einen Excel Shortcut die Pivot Tabelle automatisch zu aktualisieren, kann die Tabelle mit STRG + S gespeichert werden.

Die Pivot Tabelle erweitern

Um deine Pivot Tabelle erweitern zu können, muss eine Beziehung mit einer anderen Tabelle erstellt werden, indem eindeutige Werte zwischen den Daten-Tabellen verbunden werden. Mehr zu Pivot Tabellen erweitern findest du im oben verlinkten Video. Dort wirst du in wenigen Minuten alle Einzelheiten lernen.

Pivot Tabelle sortieren

Da die ursprüngliche Sortierung nicht immer die korrekte ist, oder eine andere Sortierung der Pivot Tabelle gewünscht ist, kann diese natürlich geändert werden. Mit einem Rechtsklick in den Daten kannst du deine Pivot Tabelle sortieren. Hier ist es möglich, die Daten nach Größe zu sortieren, und unter Weitere Sortieroptionen auch andere Sortierarten auszuwählen. Je nachdem, ob deine Pivot-Tabelle als Anzahl, Summe, Min, Max, Mittelwert oder Produkt formatiert ist, ändert dies auch die Art der Sortieroption in deiner Datei.

Pivot Tabelle sortieren

Pivot-Tabellen bieten so manche Besonderheiten, die einfache Excel-Tabellen nicht haben. Du wirst mit der Zeit auf viele Funktionen aufmerksam werden, um deine Qualität zu erhöhen. Ein paar Beispiele, die du mit deiner Tabelle in Zukunft ausprobieren kannst, ist das Gruppieren von Datum in der Pivot Tabelle oder die Datenquelle zu ändern und die Tabelle zu erhalten.