Excel Pivot Tabelle erstellen

Jun 29, 2022

Eine Pivot Tabelle erstellen ist oft eines der letzten Auswege, die man in einer Excel Tabelle wählt. Eigentlich nicht überraschend, da die Funktion im ersten Moment durch ihren Umfang einschüchtern wirkt. Ebenfalls hilft es nicht, dass um eine Pivot-Tabelle zu erstellen einige Kriterien erfüllt werden müssen. Andernfalls gibt Excel lediglich eine Fehlermeldung zurück, und der Versuch endet dann an selber Stelle aufgrund von fehlendem Wissen.

Dies Szenario möchten wir verhindern. Daher findest du auf dieser Seite eine vollständige Anleitung, wie du eine Excel Pivot Tabelle erstellen kannst, wie du sie aktualisiert, den Bereich erweitern kannst und noch viele weitere nützliche Details, um vollständige Pivot Tabellen Grundlagen zu erhalten.

Pivot Tabelle erstellen

Was ist eine Pivot Tabelle?

Bevor die erste Tabelle erstellt wird, sollte geklärt werden, was eine Pivot-Tabelle von ihren Ausgangsdaten unterscheidet. Der Grund eine Pivot Tabelle zu erstellen, ist es, Daten außerhalb ihrer ursprünglichen Anordnung in eine klare, in sich geschlossene, Struktur zu bringen. Neben wir als Beispiel den Fuhrpark eines Gebrauchtwarenhändlers und seiner Datenbank. Jeden Moment könnte eine Kundin in sein Büro kommen, und ihm folgende Fragen zu einem potenziellen Kauf stellen:

  • Welche Fahrzeuge unter 10.000 Euro hast du aktuell auf Lager?
  • Welche schwarzen Fahrzeuge kannst du mir anbieten?
  • Wie viel Kilometer haben deine PKWs mit dem Baujahr 2021?
  • Wie teuer sind deine Fahrzeuge im Durchschnitt?
  • Welchen durchschnittlichen Kilometerstand haben deine Marke A?

Als guter Verkäufer musst du natürlich auf jede dieser Fragen eine Antwort besitzen. Allerdings ist es nicht professionell und auch nicht notwendig, für jede dieser Fragen den kompletten Fuhrpark zu durchsuchen und alle schwarzen Fahrzeuge zu zählen. Leider wäre so eine Frage auch nicht mit dem Filter einer Tabelle möglich, da die reine Ausgabe aller schwarzen Fahrzeuge keinen Rückschluss auf die Anzahl derer gibt. In solch einer Situation verschafft eine Pivot Tabelle Abhilfe, indem sie strukturiere Daten kategorisiert und für weitere Auswertungen aufbereiten kann.

Pivot Tabelle Werte zusammenfassen

Pivot Tabelle erstellen

Um nun eine Pivot Tabelle für Anfänger erstellen zu können, müssen davor einige, wenige Dinge beachtet werden. Die Grundlage jeder Pivot-Tabelle sind strukturierte Daten, welche nach einem gleichbleibenden Prinzip aufgebaut werden müssen, um von Excel erkannt und verarbeitet werden zu können. Dabei müssen drei grundlegende Regeln beachtet werden.

  • Die Tabelle muss Spaltenüberschriften besitzen
  • Die Tabelle darf keine Summenzeilen besitzen bzw. keine Summen in sich bilden.
  • Die Tabelle darf keine leeren Spalten aufweisen. Es müssen jedoch nicht alle Zellen Werte beinhalten.

Nachdem diese drei Regeln befolgt wurden, kann die Tabelle inklusive Überschriften markiert werden, und über den PivotTable Button eine Pivot-Tabelle erstellt werden. Im Optimalfall handelt es sich dabei bereits um eine intelligente Tabelle.

Pivot Tabelle für Anfaenger

Nachdem dieser Schritt durchgeführt wurde, hast du erfolgreich eine Pivot Tabelle erstellt. Danach kannst du alle Funktion innerhalb deiner Tabelle nutzen, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern. Wenn sehen möchtest, welche Funktionen nun alles innerhalb dieser Tabelle möglich sind, kannst du das gesamte Video zu Pivot Tabellen Grundlagen hier ansehen:

Die Pivot Tabelle löschen oder entfernen

Falls du deine Pivot Tabelle löschen möchtest, da sie nicht mehr benötigst, ist dies ebenfalls kein Problem. Die Tabelle ist mit keinen weiteren Daten deiner Excel-Datei verbunden, wodurch ein eigenständiges Tabellenblatt entsteht. Um eine Pivot Tabelle zu entfernen, kannst du entweder das gesamte Tabellenblatt mit einem Rechtsklick löschen. Eine weitere Möglichkeit ist es, alle Zellen, in welchen sich Daten der Pivot Tabelle befinden, zu markieren und mit der ENTF-Taste zu entfernen.

Pivot Tabelle löschen

Pivot Chart erstellen

Ein Pivot Chart zu erstellen ist in Grunde dasselbe wie das Erstellen eins normalen Excel Diagramms. Hierbei solltest du lediglich darauf achten, dass die Anordnung der Daten die Darstellung eines aussagekräftigen Diagramms unterstützt. Da ein Pivot Chart direkt die Inhalte der Pivot Tabelle wiedergibt, müssen diese auch für eine Darstellung sinnvoll sein. Falls dabei Probleme entstehen, kannst du in deiner Pivot-Tabelle den Bereich erweitern, um ein Chart zu erstellen. Falls du mehr über Diagramme lernen möchtest, empfehlen wir dir dieses Video.

Pivot Tabelle aktualisieren

Da es sich bei einer Pivot Tabelle um eine einseitige Verbindung handelt, kann Excel nicht automatisch erkennen, wann es die Pivot Tabelle aktualisieren muss. Daher ist es notwendig, die Tabelle manuell zu aktualisieren. Das funktioniert ganz einfach, indem du auf irgendeine Zelle innerhalb der Pivot Tabelle mit der rechten Maustaste drückst, und Aktualisieren auswählst. Danach passt sich die Tabelle an, falls die ursprüngliche Tabelle geänderte Daten aufweist. Falls du deine Pivot Tabelle nicht manuell aktualisieren möchtest, gibt es ebenfalls Abhilfe.

Pivot Tabelle aktualisieren

Eine Pivot Tabelle automatisch aktualisieren

Falls du dir ein paar manuelle Klicks ersparen möchtest, kannst du deine Pivot Tabelle automatisch aktualisieren, indem du in den Einstellungen deiner Pivot-Tabelle eine kleine Änderung vornimmst. Im selben Rechtsklick klicke statt auf Aktualisieren auf Pivot-Tabellen-Optionen. Im Untermenü Daten findest du die Einstellung „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“. Nach bestätigter OK-Taste aktualisiert die Pivot-Tabelle automatisch, selbsterklärend, jedes Mal beim Öffnen der Datei. Ebenfalls aktualisiert sie allerdings beim Speichern des Dokuments. Um also über einen Excel Shortcut die Pivot Tabelle automatisch zu aktualisieren, kann die Tabelle mit STRG + S gespeichert werden.

Die Pivot Tabelle erweitern

Um deine Pivot Tabelle erweitern zu können, muss eine Beziehung mit einer anderen Tabelle erstellt werden, indem eindeutige Werte zwischen den Daten-Tabellen verbunden werden. Mehr zu Pivot Tabellen erweitern findest du im oben verlinkten Video. Dort wirst du in wenigen Minuten alle Einzelheiten lernen.

Pivot-Tabellen in Kombination mit anderen Excel-Funktionen

Die wahre Stärke von Pivot-Tabellen zeigt sich, wenn du sie mit anderen Excel-Funktionen kombinierst. In diesem Abschnitt untersuchen wir, wie du Pivot-Tabellen mit Excel-Formeln verknüpfen kannst, wie du sie in Dashboards integrierst und wie der Datenaustausch zwischen Pivot-Tabellen und Power Query funktioniert.

Verknüpfen von Pivot-Tabellen mit Excel-Formeln

Du kannst Pivot-Tabellen mit Excel-Formeln verknüpfen, um zusätzliche Berechnungen und Analysen durchzuführen. Eine gängige Methode, um dies zu erreichen, ist die Verwendung von GETPIVOTDATA. Mit dieser Funktion kannst du Daten aus einer Pivot-Tabelle abrufen, indem du auf bestimmte Felder verweist. Zum Beispiel kann GETPIVOTDATA verwendet werden, um den Umsatz für einen bestimmten Monat und ein bestimmtes Produkt zu extrahieren. Die extrahierten Daten können dann mit anderen Excel-Formeln kombiniert werden, um weiterführende Berechnungen durchzuführen, wie z. B. Umsatzwachstum oder Prozentsatz des Gesamtumsatzes.

Integration von Pivot-Tabellen in Dashboards

Pivot-Tabellen eignen sich hervorragend zur Integration in Dashboards, um aussagekräftige und interaktive Berichte zu erstellen. Dashboards ermöglichen es dir, mehrere Pivot-Tabellen, Diagramme und andere Excel-Elemente auf einer einzigen Arbeitsblattseite zu kombinieren und so eine umfassende Übersicht über deine Daten zu erhalten. Um Pivot-Tabellen in einem Dashboard zu verwenden, solltest du sie so formatieren und anpassen, dass sie die gewünschten Informationen klar und prägnant präsentieren. Mit Hilfe von Slicern bzw. Datenschnitten kannst du interaktive Filter hinzufügen, die es dir ermöglichen, Daten in Echtzeit zu analysieren und dein Dashboard an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.

Datenaustausch zwischen Pivot-Tabellen und Power Query

Power Query ist ein weiteres leistungsstarkes Datenanalyse-Tool in Excel, das es dir ermöglicht, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren, zu bereinigen und zu transformieren. Der Datenaustausch zwischen Pivot-Tabellen und Power Query kann dir helfen, noch tiefere Analysen durchzuführen und deine Daten effizienter zu verwalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, deine Pivot-Tabelle als Datenquelle für Power Query zu verwenden. Auf diese Weise kannst du die aggregierten und organisierten Daten aus deiner Pivot-Tabelle nutzen, um sie weiter mit Power Query zu bearbeiten und zu analysieren. Umgekehrt kannst du auch Daten, die mit Power Query bereinigt und transformiert wurden, als Grundlage für deine Pivot-Tabellen verwenden, um eine optimale Analyse und Präsentation deiner Daten zu gewährleisten. Insgesamt zeigt die Kombination von Pivot-Tabellen mit anderen Excel-Funktionen das wahre Potenzial von Excel als Datenanalyse-Tool und ermöglicht es dir, noch aussagekräftigere und tiefere Analysen deiner Daten durchzuführen.

Arbeiten mit Feldern in Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das dir ermöglicht, große Datenmengen auf einfache Weise zu analysieren und zu organisieren. Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit mit Pivot-Tabellen ist das Verständnis der verschiedenen Felder und wie sie verwendet werden können. In diesem Abschnitt befassen wir uns damit, wie du Datenfelder hinzufügst und entfernst, Zeilen-, Spalten- und Wertfelder anpasst und Berichtsfilter für gezielte Analysen verwendest.

Hinzufügen und Entfernen von Datenfeldern

Um das Potenzial einer Pivot-Tabelle voll auszuschöpfen, ist es wichtig zu wissen, wie du Datenfelder hinzufügst und entfernst. Sobald eine Pivot-Tabelle erstellt ist, wird das Feldliste-Fenster angezeigt, das alle verfügbaren Spalten aus der ursprünglichen Tabelle enthält. Um ein Feld zur Pivot-Tabelle hinzuzufügen, ziehst du einfach die gewünschte Spalte aus der Feldliste in die entsprechenden Bereiche (Zeilen, Spalten, Werte oder Filter). Um ein Feld zu entfernen, ziehst du es einfach aus dem Bereich heraus und lässt es los. Die Pivot-Tabelle aktualisiert sich automatisch, um die Änderungen widerzuspiegeln.

Anpassen von Zeilen-, Spalten- und Wertfeldern

Das Anpassen von Zeilen-, Spalten- und Wertfeldern ist entscheidend, um die Pivot-Tabelle an deine individuellen Bedürfnisse anzupassen und die gewünschten Informationen zu extrahieren. Um die Reihenfolge der Felder in den Zeilen- oder Spaltenbereichen zu ändern, ziehst du einfach das Feld innerhalb des Bereichs an die gewünschte Position. Um die Art der Zusammenfassung in den Wertfeldern zu ändern, klickst du mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählst „Wertfeldeinstellungen“. Hier kannst du die Zusammenfassungsfunktion ändern (z. B. Summe, Durchschnitt, Anzahl) und weitere Optionen wie das Zahlenformat anpassen.

Ein weiterer Aspekt beim Anpassen von Zeilen-, Spalten- und Wertfeldern ist das Gruppieren von Daten. Durch das Gruppieren von Daten kannst du Informationen in deiner Pivot-Tabelle auf einer höheren Ebene zusammenfassen und so die Übersichtlichkeit erhöhen. Beispielsweise könntest du Verkaufsdaten, die auf täglicher Basis erfasst werden, in monatlichen oder quartalsweisen Gruppen zusammenfassen. Um Daten zu gruppieren, klicke mit der rechten Maustaste auf eine Zelle im Bereich, den du gruppieren möchtest, und wähle „Gruppieren“. Anschließend kannst du die gewünschten Gruppierungsoptionen auswählen, wie etwa Intervalle oder benutzerdefinierte Gruppen.

Neben der Gruppierung von Daten kann auch die Sortierung von Zeilen- und Spaltenfeldern angepasst werden, um die Pivot-Tabelle übersichtlicher zu gestalten und wichtige Informationen hervorzuheben. Du kannst die Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren, basierend auf den Werten in den Wertfeldern, oder nach den Elementen in den Zeilen- oder Spaltenfeldern. Um die Sortierreihenfolge anzupassen, klicke mit der rechten Maustaste auf eine Zelle im entsprechenden Feld und wähle „Sortieren“. Du kannst dann aus verschiedenen Sortieroptionen wählen, wie „A bis Z“, „Z bis A“ oder benutzerdefinierte Sortierreihenfolgen. Durch das Anpassen der Sortierung kannst du deine Pivot-Tabelle noch besser auf deine individuellen Analysebedürfnisse zuschneiden.

Pivot Tabelle sortieren

Da die ursprüngliche Sortierung nicht immer die korrekte ist, oder eine andere Sortierung der Pivot Tabelle gewünscht ist, kann diese natürlich geändert werden. Mit einem Rechtsklick in den Daten kannst du deine Pivot Tabelle sortieren. Hier ist es möglich, die Daten nach Größe zu sortieren, und unter Weitere Sortieroptionen auch andere Sortierarten auszuwählen. Je nachdem, ob deine Pivot-Tabelle als Anzahl, Summe, Min, Max, Mittelwert oder Produkt formatiert ist, ändert dies auch die Art der Sortieroption in deiner Datei.

Pivot Tabelle sortieren

Pivot-Tabellen bieten so manche Besonderheiten, die einfache Excel-Tabellen nicht haben. Du wirst mit der Zeit auf viele Funktionen aufmerksam werden, um deine Qualität zu erhöhen. Ein paar Beispiele, die du mit deiner Tabelle in Zukunft ausprobieren kannst, ist das Gruppieren von Datum in der Pivot Tabelle oder die Datenquelle zu ändern und die Tabelle zu erhalten.

Erweiterte Funktionen in Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen bieten eine Fülle von erweiterten Funktionen, die es dir ermöglichen, noch tiefere Analysen und benutzerdefinierte Zusammenfassungen deiner Daten durchzuführen. In diesem Abschnitt befassen wir uns mit dem Erstellen von berechneten Feldern und Elementen, dem Zusammenfassen von Daten mit benutzerdefinierten Funktionen und dem Verwenden von Datenschnitten für eine interaktive Analyse.

Erstellen von berechneten Feldern und Elementen

Berechnete Felder und Elemente sind leistungsstarke Funktionen in Pivot-Tabellen, mit denen du benutzerdefinierte Berechnungen basierend auf den vorhandenen Daten durchführen kannst. Berechnete Felder ermöglichen es dir, neue Spalten zu erstellen, indem du Formeln auf vorhandene Spalten anwendest, während berechnete Elemente neue Zeilen oder Spalten erstellen, indem sie Berechnungen auf vorhandenen Zeilenelementen oder Spalten durchführen. Um ein berechnetes Feld oder Element zu erstellen, gehe zu „Feld-, Element- und Datenschnittoptionen“ im PivotTable-Menü und wähle „Berechnetes Feld“ oder „Berechnetes Element“. Hier kannst du eine Formel eingeben und den Namen für das neue Feld oder Element festlegen.

Zusammenfassen von Daten mit benutzerdefinierten Funktionen

Pivot-Tabellen bieten standardmäßig eine Vielzahl von Funktionen zum Zusammenfassen von Daten, wie z. B. Summe, Durchschnitt, Anzahl, Min, Max und Produkt. In einigen Fällen benötigst du jedoch möglicherweise benutzerdefinierte Funktionen, um spezielle Zusammenfassungen oder Berechnungen durchzuführen. Mit benutzerdefinierten Funktionen kannst du deine eigenen Berechnungen erstellen, die auf den Daten in deiner Pivot-Tabelle basieren. Um eine benutzerdefinierte Funktion zu erstellen, musst du zunächst eine benutzerdefinierte Funktion in VBA (Visual Basic for Applications) schreiben und diese dann in deiner Pivot-Tabelle anwenden. Diese Variante ist hauptsächlich für fortgeschrittene Anwender geeignet. Allerdings kannst du durch verschiedene Tutorials auch als Anfänger eigene Funktionen in denen Pivot-Tabellen verwenden.

Verwenden von Datenschnitten für eine interaktive Analyse

Datenschnitte sind ein weiteres erweitertes Feature von Pivot-Tabellen, das dir eine interaktive und visuelle Möglichkeit bietet, deine Daten zu analysieren. Mit Datenschnitten kannst du deine Pivot-Tabelle dynamisch filtern, indem du auf einfache Schaltflächen klickst, die die verschiedenen Elemente deiner Daten repräsentieren. Um einen Datenschnitt zu erstellen, wähle zunächst deine Pivot-Tabelle aus und klicke dann auf „Datenschnitt einfügen“ im PivotTable-Menü. Wähle die Felder aus, die du als Datenschnitte verwenden möchtest, und platziere die Datenschnitte an einer geeigneten Stelle auf deinem Arbeitsblatt. Durch Klicken auf die Schaltflächen in den Datenschnitten kannst du deine Pivot-Tabelle schnell und einfach nach den gewünschten Kriterien filtern.