Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2024

Damit in einem Unternehmen klar ist, ob ein Mitarbeiter an aktuellen Tag krank, im Home-Office oder auf Urlaub ist, wird üblicherweise ein Kalender gefüllt, in welchem jeder Kollege die gewünschten freien Tage notieren kann. Mit unserer Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2024 wird dies zu einem Kinderspiel für jeden Betrieb. Kein lästiges Koordinieren der Termine, sondern eine zentrale Anlaufstelle in Form unserer Lösung: der kostenlose Urlaubsplaner.

Excel Urlaubsplaner richtig verwenden

Der Excel Urlaubsplaner sollte bestenfalls bereits mehrere Monate vor dem Jahr 2024 für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Verfügung stehen. Dadurch haben alle Kollegen genug Zeit, den eigenen Urlaubsanspruch im Urlaubskalender einzutragen. Zusätzlich hat das Team Zeit bei einzelnen Überlappungen diverse Termine anpassen zu können.

Nachdem der Urlaubsplaner freigegeben wurde, kann entweder von jedem Kollegen der Urlaub persönlich eingetragen werden, oder gesammelt über das Office durchgeführt werden. Dabei kann der Kalender einfach im System online gestellt werden. Nun haben alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zeit für die eigene Urlaubsplanung, und können Termine über Wochen hinweg eintragen. In den Vorlagen empfiehlt es sich zu längeren Abwesenheiten ein Kommentar zu hinterlassen, damit im Tool etwas mehr Kontext entsteht, und Mitarbeiter über die Abwesenheiten informiert sind.

Beim kostenlosen Urlaubsplaner sind überall Funktionen hinterlegt, die selbstständig den Urlaubsanspruch und den Resturlaub berechnen. Daher sollten die nicht hellgrau hinterlegten Felder, bzw. die Felder mit Funktionen nicht verändert werden. Nachdem der Name und der Urlaubsanspruch vom Vorjahr und dem heurigen Jahr 2024 berechnet wurde, sind auf jedem Tabellenblatt alle Daten zu jedem Monat ersichtlich. Wird ein Tag oder eine Woche in einem Monat definiert, wird dieser auf jedem Blatt aktualisiert.

Sollte man also den kommenden Monat ausdrucken wollen, sind aktuelle Werte die Norm. Um ein reibungsloses Arbeiten zu versichern, sollte es eine klare Deadline für das vorläufige eintragen von Urlauben geben. Natürlich kann unterm Jahr der eine oder andere Termin entstehen, jedoch sollte dies mit einem klaren Kommentar jedes Mitarbeitern entschlossen werden.

Da die Excel Urlaubsplaner Vorlage auf jeden Textwert innerhalb des Kalenders anspricht, kann anstatt eines Kreuzes auch ein Buchstabenkürzel eingetragen werden, welcher mehr Kontext zum Urlaub selbst gibt. Mehr dazu weiter unten im Beitrag.

Nachdem die Urlaube des ganzen Jahres eingetragen wurden, kann die Firma das ganze Team überprüfen. Die Berechnung der Software checken und die korrekten Feiertage für die das jeweilige Bundesland nachprüfen. Sobald dies erledigt ist, kann man die freigegebenen Tage in jeder Spalte grün oder orange markieren. Je nachdem, ob alle einzelnen Termine stattgegeben wurden oder nicht. Sind alle Schritte durchgeführt, ist die Urlaubsplanung im ersten Schritt erledigt. Die Excel Vorlage kann als separates Dokument abgespeichert werden.

Mit der Excel Vorlage ist das Erstellen eines Urlaubsplans innerhalb einer Firma kostenlos und sehr einfach. Das Verwalten von Urlaub und Freistellung ist in einem Unternehmen mit viel Arbeitsaufwand verbunden. Durch den kostenlosen Download hoffen wir, für Mitarbeit und Mitarbeiterinnen im Jahr 2024 etwas Arbeitserleichterung zu schaffen.

Ganze und halbe Urlaubstage

Im Excel Urlaubskalender für 2024 ist es möglich, ganze und halbe Urlaubstage einzutragen. Grundsätzlich werden ganze Urlaubstage mit einem „U“ im Kalender vermerkt. Dabei versteht der Kalender sofort, dass ein ganzer Tage gemeint ist und trägt ihn dementsprechend ein.

Nach vielen Rückmeldungen wurden dieses Jahr ebenfalls halbe Urlaubstage implementiert. Um einen halben Tag im Kalender zu vermerken, muss ein „H“ in die jeweilige Zelle geschrieben werden. Dadurch zieht das System lediglich einen halben Tag der Restzeit ab, wodurch mehr Individualität im Kalender zustande kommt.

Feiertage im Urlaubsplaner 2024 eintragen

In der aktuellen Version sind automatisch alle gesetzlichen Feiertage eingetragen, die für das gesamte Land Deutschland gültig sind. Sollte es der Fall sein, dass die Feiertage für Österreich oder der Schweiz benötigt werden, müssen diese manuell in die Vorlage übernommen werden. Leider würde die Integration aller Feiertage in die Vorlage die Übersicht verkomplizieren.

Ebenfalls ist es möglich, in jedem Tabellenblatt nach Feiertagen im aktuellen Bundesland zu sortieren. Dazu wird das gewünschte Datum markiert und die gesamten Spalten in der Farbe für Feiertage eingefärbt. Gerne können auch die internen freien Tage der Firma in den Urlaubsplan eingetragen werden. Spezielle Tage im Monat, die für jeden Mitarbeiter ersichtlich sein sollten, oder der gemeinsame Betriebsurlaub im Sommer bzw. über Weihnachten.

Um bei all diesen externen Terminen den Überblick zu behalten, wird empfohlen, die unterschiedlichen Kategorien mit verschiedenen Farben einzufärben, um die Datei für jeden zugänglicher zu gestalten. Der kostenlose Urlaubsplaner kann nach dem Download komplett angepasst werden.

Abwesenheiten im Excel Urlaubsplaner definieren

Freie Tage werden im Urlaubsplaner gezählt, sobald ein Mitarbeiter jeweils einen Eintrag getätigt hat. Es spielt keine Rolle, ob z.b. ein einfaches X oder andere Werte in die Tabelle beträgt. Die Berechnung muss nur wissen, ob die Zelle leer ist, oder nicht.

Aus diesem Grund steht es jedem Planer frei, ob Urlaube sich in der Erfassung von ZA, Miliz, Bildungskarenz oder Mutterurlaub unterscheiden. Das Planen macht diese Unterscheidung in der Software nur deutlich einfacher. Man kann durch Finden und Suchen direkt alle einheitlich markieren und zwischen der Monate navigieren. Jede Spalte als eigener Tag kann daher mit einem Blick in mehrere Arten von Urlauben unterteilt werden.

Der Urlaubsanspruch wird in Bezug auf den Resturlaub mit allen gefüllten Spalten weniger. Die im Excel Urlaubsplaner 2024 eingetragenen und genehmigten Urlaubstage können fixiert und gespeichert werden, um am Anfang der Periode Kapazitäten für das gesamte Jahr komplett zu planen.

Ein kostenloser Urlaubsplaner für alle Mitarbeiter

Nach dem Herunterladen befindet sich im Urlaubsplaner eine Liste für bis zu 30 individuelle Mitarbeiter. Diese sollten im Monat Januar eingetragen werden. Markiert wird dies durch die hellgraue Hintergrundfarbe der Zellen im ersten Tabellenblatt. Die Namen werden automatisch in allen weiteren Monaten und Tabellen durch einen Bezug fortgesetzt. Die Namen können jedoch nur am ersten Tabellenblatt hinzugefügt und verändert werden.

Dasselbe Schema gilt für die Urlaubstage aus dem Vorjahr 2023 und den zugelassenen Urlaubstagen aus diesem Jahr 2024. Es kann bei allen Mitarbeitern ein eigener Wert eingetragen werden, je nachdem wie viel Urlaubstage zur Verfügung stehen.

Sind 30 Zeilen für alle Mitarbeiter nicht groß genug, ist es möglich, mehr Zeilen hinzuzufügen. Dazu am besten zwischen der vorletzten und letzten Zeile die gewünschte Anzahl einfügen, um allen Mitarbeitern die Raum für ihre freien Tage zu geben. Dabei bitte nicht auf die Formeln in Spalten 1-4 auf allen Tabellenblättern vergessen. Die Datei macht danach alle Berechnungen wieder automatisch.

Wichtige Hinweise zur Anwendung beim Urlaubsplaner

Bevor der Urlaubsplaner eingesetzt wird, sollten ein paar Dinge beachtet werden. Ein paar wurden bereits erwähnt, und Hinweise dazu findest du weiter oben im Text.

Die Feiertage in der Excel Vorlage sind alle Feiertage, die in ganz Deutschland existieren. Dabei wurde auf kein Bundesland Rücksicht genommen. Sollte der Urlaubsplaner also für ein spezielles Bundesland herangezogen werden, oder in Österreich oder der Schweiz ihren Einsatz finden, müssen diese Feiertage manuell nachgetragen werden.

Die Berechnung von Resturlaub und gesamten Urlaub findet in der Vorlage automatisch mittels einer Funktion statt. Sollte sich also in einer Zelle bereits eine Funktion befinden, ist hier kein manueller Eintrag in der Vorlage nötig. Der einzige Input der Mitarbeiter findet in den hellgrauen Kästchen der Vorlage statt. Außerdem natürlich in jeder Spalte des Kalenders bzw., der Tabelle.

Möchte man die Vorlage ausdrucken, und ein Monat passt nicht auf eine Seite, kann dies über die Druckansicht gelöst werden. In diesem Fall einfach die Spalte markieren, und in der Druckansicht den blauen Balken hinter und unter die Vorlage ziehen. Dadurch wird der gesamte Urlaubsplan manuell auf eine Seite gedrückt und kann ausgedruckt werden.

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