Excel Kassenbuch Vorlage für 2023

Aktualisiert 13.05.2023

Die Kassenbuch Excel Vorlage ist perfekt dafür geeignet, die eigenen Einnahmen und Ausgaben immer im Blick zu behalten. Dabei macht es keinen Unterschied, ob das Kassabuch als Unternehmer oder Privatperson geführt wird. Die Vorlage ist für jede Person geeignet, die den eigenen Kassenbestand ständig im Auge behalten möchte.

Die Kassabuch Excel Vorlage einfach ausfüllen

Die kostenlose Excel Kassenbuch Vorlage macht es einfach, die eigene Buchhaltung als Tabelle im Überblick zu behalten. Der Download beinhaltet alle Angaben, die benötigt werden, um den Kassenbestand der eigenen Buchhaltung in einer Datei festzuhalten. Jede Einnahme und Ausgabe kann individuell erfasst werden und täglich in der Kasse verbucht werden. Folgende Monate können zudem durch das Duplizieren der Vorlage einfach erfasst werden. In den Vorlagen befinden sich Datum, Buchungstext und Betrag. Alle Komponenten, die verpflichtet bei einem Kassenbuch angeführt werden sollten, sind somit erfüllt. Am Ende jeder Periode kann die Summe jeder einzelnen Seite addiert werden.

Das Kassenbuch richtig führen

In der bereitgestellten Excel Vorlage befindet sich eine Tabelle mit einem Kassenbuch. Bevor die ersten Einnahmen oder Ausgaben eingetragen werden, sollte in der Excel-Datei eine Kopie des Kassenbuchs gemacht werden, um immer eine Rohfassung zur Hand zu haben.

Nachdem eine zweite Tabelle als Kopie erstellt wurde, kann begonnen werden, das Kassenbuch für den aktuellen Monat zu füllen. Jede Tabelle ist geteilt ein Einnahmen und Ausgaben. Diese müssen über das Monat aktualisiert werden, um den Saldo richtig anzuzeigen. In der Datum Spalte ist ersichtlich, wann die Einnahme oder Ausgabe getätigt wurde. Der Text soll in wenigen Worten beschreiben, wofür das Geld verwendet wurde.

Für ein besseres Verständnis können sämtliche Rechnungen abgelegt, und mit einer Belegnummer versehen werden. Dabei kann über zum Beispiel ER20 direkt auf die Eingangsrechnung 20 verwiesen werden. Möchte man später nachverfolgen, welche Rechnung hier gemeint war, ist das Finden über die Belegnummer sehr einfach.

Während die Excel Vorlage über das Monat gefüllt wird, ändert sich der aktuelle Kassenstand mit. Dabei werden die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen. In die Kalkulation fließt ebenfalls der Kassenstand vom Vormonat ein. In dieser Zelle kann der Wert eingetragen werden, der vom letzten Monat mitgenommen wurde, und theoretisch noch in der Kassa liegt.

Nachdem der Monat abgeschlossen wurde, sollten alle relevanten Ausgaben und Eintragungen getätigt worden sein, und das Kassabuch müsste den korrekten Kassenbestand anzeigen. Dieser kann im nächsten Monat als Anfangsbestand dienen, oder zur Wertsteigerung angelegt werden. Das Kassabuch vom aktuellen Monat bestenfalls ausdrucken oder digital ablegen, falls im Laufe des Jahres das Finanzamt Fragen zu Einnahmen oder Ausgaben stellen sollte.

Kassenbuch AB

Mit der am Anfang erstellten Rücklage der Vorlage sollte nun eine erneute Kopie erstellt werden, um den nächsten Monat starten zu können. Dabei kann auch direkt der letzte Monat dienen, da sich gewissen Einnahmen und Ausgaben mit Sicherheit wiederholen werden. Das Gehalt, die Kinderbeihilfe, die Wohnbeihilfe, diverse Mieterträge oder Zinserträge sind Einnahmen, mit welchen man Monat für Monat rechnen kann. Mietkosten, Stromkosten, Gaskosten und Heizkosten sind fixe Ausgaben, die ebenfalls immer anfallen werden. Außerdem gibt es variable Kosten wie Lebensmittel, Kleidung, Transportkosten wie Benzin oder für den Zug, die zwar nicht jedes Monat gleich hoch sind, doch können eventuell direkt in der Vorlage gelassen, werden, um nicht ständig neu eingetragen werden zu müssen. Hat man sich so ein Muster bereitgelegt, läuft die restliche Buchführung fast automatisch.

Der am Ende noch in der Kassa liegende Betrag kann als Anfangsbestand im nächsten Tabellenblatt herangezogen werden, oder zum Beispiel automatisch veranlagt werden. Dies ist eine gute Möglichkeit eine Rücklage zu bilden, falls ein Fehler im Kassenbuch aufgetreten ist, und das Finanzamt am Ende des Jahres doch etwas mehr vom Kuchen möchte.

Kostenlose Excel Kassenbuch Vorlage

Die hier zum Download angebotene Excel Kassabuch Vorlage ist völlig kostenlos und mit keinen versteckten Gebühren oder Pflichten verbunden. Eine eigene Buchhaltung zu führen, ist bereits Herausforderung genug. Daher wollen wir die Aufgabe der Führung eines Kassenbuches erleichtern, und eine komplette Lösung in Excel anbieten.

Dabei steht die Vorlage unter keiner Lizenz oder Copyright, und kann nach eigenem Bedarf geändert und angepasst werden. Dabei sollte man beachten, dass die Funktionen und Formeln stets den korrekten Saldo berechnet. Das Eintragen und Erfassen von Einnahmen und Ausgaben ist mit großer Verantwortung verbunden.

Das Kassenbuch mit Umsatzsteuer

In der aktuellen Vorlage wird der Kassenstand in der Kassenbuchführung mit Umsatzsteuer berechnet. Dabei ist allerdings nicht vorgesehen, ob dabei die Mehrwertsteuer kalkuliert wird oder nicht. Wird das Kassenbuch als Unternehmer verwendet, kann entweder eine separate Spalte für Umsatzsteuer hinzugeführt werden, oder direkt als Netto-Betrag eingetragen werden. Für einen besseren Überblick über den aktuellen Saldo empfehlen wir die Einnahmen und Ausgaben Excel Vorlage in welcher Belege und Kosten einfacher verbucht werden können.

Kassenbuch Umsatzsteuer

Die Kassenbuch Vorlage für selbstständige Unternehmer

Das Kassenbuch ist als Excel Vorlage auch perfekt für selbstständige Unternehmer, Kleinunternehmer, Kleinstunternehmer oder freiberufliche Personen geeignet. Mit diesem einfachen Muster kann das gesamte Jahr einfach in Einnahmen und Ausgaben differenziert und abgebildet werden. Anfallende Werte sollte man dabei zeitnah eintragen und speichern. Bestenfalls noch am selben Tag, aber zumindest in der gleichen Woche. In den folgenden Tagen und Wochen verliert die Transaktion sonst an Relevanz und wird eventuell übersehen.

Als selbstständige Person hängt es von den jährlichen Umsätzen ab, ob die Kassenbuchführung mit oder ohne Mehrwertsteuer durchgeführt werden muss. Darf die Umsatzsteuer abgezogen werden, kann das Kassenbuch auch ohne Vorsteuer geführt werden. Die Führung erfolgt in diesem Fall nicht automatisch, und sollte erneut von einem Steuerberater überprüft werden, bevor sie zum Finanzamt geht.

Belege sollten auch als freiberuflicher Mitarbeiter stets abgelegt werden. Hier bietet es sich sehr an, wenn man digitale Belege ausdrucken kann und den gesamten Inhalt in einer physischen Mappe erfasst. So hat man sowohl das Bargeld als auch die Ausdrucke lokal im Büro. Zudem kann immer am Ende einer Periode das Kassenbuch als PDF gespeichert und beim richtigen Datum zum Rest des Monats gelegt werden.

Alle Einnahmen und Ausgaben beachten

Nicht selten kommt es vor, dass obwohl man das Kassenbuch vorbildhaft führt, gewisse Beträge unterschlagen werden. Dies passiert meist nicht absichtlich, sondern fallen in der Routine einfach unter den Tisch. Ein guter Tipp ist es, über mehrere Monate alle Ausgaben, die im Unternehmen oder privaten Umfeld anfallen zu notieren, um bei der Führung eines Kassenbuchs keine Details zu vergessen. Der schnelle Kaffee zum Mitnehmen am Bahnhof, oder das Netflix-Abo, welches seit Monaten vergessen wird zu kündigen, sind Ausgaben, die in Summe ins Gewicht schlagen. Um keinen Fehler zuzulassen, sollte ganz klar festgehalten werden, wo das Bargeld fließt.